Digitalisierung im Handwerk: was zuerst kommt und was warten kann

Wo das Handwerk heute steht

Im Sommer 2025 hat die Bitkom 504 Inhaberinnen und Inhaber von Handwerksbetrieben am Telefon befragt. Online sind fast alle. Wie weit es danach geht, ist sehr unterschiedlich:

Auffällig ist die Lücke bei den Bewertungen. 72 Prozent der Betriebe halten Online-Bewertungen für eine große Chance, auf einer Bewertungsplattform eingetragen sind 40 Prozent. Und 72 Prozent sagen, sie hätten zu viel zu tun, um sich überhaupt mit Digitalisierung zu beschäftigen. Mehr als die Hälfte weiß nach eigener Aussage nicht, was technisch alles möglich ist.

Was wir von Inhabern hören

Die Zahlen decken sich mit unseren Gesprächen. Kein Satz fällt so oft wie „Dafür hab ich keine Zeit, wir sind voll bis Ende nächsten Jahres.“ Oder: „Ich mach das abends am Küchentisch, geht schon.“ Dabei ist die Überlastung oft gerade eine Folge davon, dass im Büro noch vieles von Hand läuft.

„Meine Frau macht das Büro, die kennt sich aus.“ Das funktioniert, bis sie krank wird oder aufhört. Dann steht alles, weil das ganze System an einer Person hängt.

„Meine Jungs auf der Baustelle machen das eh nicht mit.“ Woran es in der Praxis scheitert, sind meistens unklare Abläufe oder eine zu komplizierte Software, nicht die Leute.

„Wir hatten mal so ein Programm, das war Mist.“ Wenn wir nachfragen, wurde es fast immer ohne klares Ziel und ohne Schulung eingeführt, und auf Papier lief alles weiter wie vorher.

„Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll.“ Das ist ein ehrlicher Ausgangspunkt, und für genau diesen Fall haben wir die Reihenfolge weiter unten aufgeschrieben. Viele Inhaber wissen auch längst, dass sie etwas machen müssen, spätestens wegen der E-Rechnung, der Fachkräfte oder der Nachfolge. Im Tagesgeschäft rutscht es trotzdem immer wieder nach hinten.

Was Digitalisierung im Handwerk bedeutet

Ganz praktisch: Arbeit, die heute auf Papier, am Telefon oder im Kopf des Chefs passiert, läuft über Werkzeuge, die schneller sind oder von selbst laufen. Das reicht vom Google-Profil, über das neue Kunden anrufen, bis zur Rechnung, die als Datei beim Steuerberater ankommt.

Drohnen, 3D-Druck und Roboter gehören auch dazu. Im Alltag der meisten Betriebe spielen sie aber kaum eine Rolle, Drohnen und Virtual Reality nutzen jeweils weniger als 5 Prozent.

Die Reihenfolge

Eine gute Aufmaß-App spart bei jedem Auftrag Zeit. Wenn im Februar das Telefon still bleibt, hilft sie Ihnen nicht. Deshalb steht das Büro bei uns an letzter Stelle, obwohl dort oft die meiste Zeit verloren geht.

Anders ist es, wenn Ihr Kalender bis in den Herbst voll ist. Dann reicht ein ordentliches Google-Profil, und die Zeit fließt besser in die Stufen 2 und 3. Auf der Website geht es dann nicht um mehr Anfragen, sondern um die Kunden, deren Aufträge sich für Sie lohnen. Im Büro fangen Sie beim Weg vom Auftrag zur bezahlten Rechnung an. In vielen Betrieben geht die Rechnung Wochen zu spät raus, weil Stundenzettel fehlen, und ob sich ein Auftrag gelohnt hat, rechnet hinterher niemand nach.

Erst gefunden werden

Sucht jemand „Dach reparieren“ und seinen Ort, zeigt Google zuerst eine Karte mit drei Betrieben und darunter die Websites. Immer öfter steht darüber noch eine KI-Übersicht.

Über die Karte entscheidet vor allem Ihr Google-Unternehmensprofil. Es kostet nichts und ist an einem Nachmittag vollständig ausgefüllt, mit der richtigen Hauptkategorie, allen Leistungen, Einsatzgebiet, Öffnungszeiten und Fotos von echten Baustellen. Wie das im Einzelnen geht, steht im Ratgeber zur lokalen Sichtbarkeit.

Bewertungen bekommen Sie am leichtesten bei der Abnahme. Fragen Sie, solange der Kunde zufrieden vor dem fertigen Bad steht, und schicken Sie den Link zur Google-Bewertung am selben Abend per WhatsApp hinterher.

Bei der Website kommt es darauf an, wonach Kunden suchen. Sie suchen nach „Dachsanierung“ oder „Bad renovieren“, selten nach Ihrem Firmennamen. Eine Startseite, auf der alle Leistungen in einer Liste stehen, findet Google für diese Suchen kaum. Für Bedachung DN haben wir deshalb 13 Seiten gebaut, sieben für die Leistungen und sechs für die Orte im Einsatzgebiet. Eine Website kostet bei uns ab 1.000 € netto, die meisten Betriebe liegen zwischen 2.500 und 4.500 € netto.

Dann überzeugen

Bei Google stehen Sie neben anderen Betrieben. Ob jemand bei Ihnen anruft, entscheidet sich auf Ihrem Profil und Ihrer Website, meistens auf dem Handy.

Den Satz über Qualität und Zuverlässigkeit hat fast jeder Betrieb auf seiner Seite, er unterscheidet Sie von niemandem. Fotos von Ihren eigenen Baustellen tun das, ebenso ein Vorher-Nachher-Bild mit zwei Sätzen dazu. Auch ein grober Preisrahmen hilft. Fast neun von zehn Betrieben sagen in der Befragung, ihre Kunden seien deutlich preissensibler geworden. Wer gar nicht einschätzen kann, was ihn erwartet, fragt lieber zuerst woanders.

Dann die Erreichbarkeit. Wer auf dem Gerüst steht, geht nicht ans Telefon, und 85 Prozent der Betriebe erleben, dass Kunden ständige Erreichbarkeit erwarten. Ein kurzes Formular mit Rückrufwunsch, WhatsApp oder eine Online-Terminbuchung fangen die Anfragen auf, die sonst beim nächsten Betrieb landen. Mehr dazu im Ratgeber Wie eine Handwerker-Website neue Kundenanfragen generiert.

Zuletzt das Büro entlasten

Angebote verschicken schon 68 Prozent der Betriebe digital, Rechnungen 62 Prozent. Wer seine Rechnung in Word schreibt und als PDF verschickt, muss trotzdem bald umstellen.

Die E-Rechnung kommt sicher

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem festen Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD, die ein Programm direkt einlesen kann. Ein PDF zählt nicht dazu. Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen, Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Der ZDH hatte gefordert, die Stufe 2027 zu verschieben, beschlossen ist das bisher nicht. Ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erzeugen kann, klären Sie am besten jetzt mit dem Anbieter und Ihrem Steuerberater.

Wenn Sie Ihre Rechnungen ohnehin umstellen müssen, ist das ein guter Anlass, den ganzen Weg vom Angebot bis zur Rechnung neu aufzusetzen. Warten Sie damit nicht bis kurz vor der Frist. Dann bleibt weder Zeit zum Testen noch Spielraum, mit Anbietern zu verhandeln.

Welche Software?

Für Angebote, Aufmaß, Zeiterfassung und Auftragsverwaltung gibt es viele Programme speziell fürs Handwerk. Welches passt, hängt vom Gewerk und der Größe Ihres Betriebs ab, und dazu beraten wir nicht, weil es nicht unser Fachgebiet ist. Kostenlos und anbieterneutral hilft das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk, ebenso die Beraterinnen und Berater Ihrer Handwerkskammer.

Bevor Sie Programme vergleichen, schreiben Sie einmal auf, wie ein typischer Auftrag bei Ihnen läuft, vom ersten Anruf bis zur bezahlten Rechnung. Wo es hakt, sehen Sie danach schwarz auf weiß, und nach genau diesen Stellen suchen Sie das Programm aus. Sonst kaufen Sie nach dem Eindruck aus der Vorführung.

Unterschätzt wird oft die Dokumentation auf der Baustelle. Fotos, Regieberichte, Mängel und Nachträge, die gleich beim Auftrag gespeichert sind, sparen Ihnen bei Streit oder Nachtragsforderungen viel Geld.

Stellen Sie einen Ablauf nach dem anderen um, nicht Zeiterfassung, Lager und Rechnungen auf einmal. Fangen Sie mit dem an, der am meisten wehtut, und nehmen Sie sich den nächsten erst vor, wenn der erste läuft. Einen Vertrag über mehrere Jahre würden wir erst unterschreiben, wenn das Programm ein paar Wochen im echten Betrieb gelaufen ist, auch bei den Leuten auf der Baustelle. Holen Sie gerade die Skeptiker früh dazu. Wer ein Programm am Montag einfach vorgesetzt bekommt, nutzt es halbherzig.

Achten Sie außerdem darauf, dass ein neues Programm Daten mit dem austauschen kann, was Sie schon haben. Sonst tippt am Ende jemand die Zeiten aus der einen App in die andere. Papier und Programm eine Weile nebeneinander laufen zu lassen, ist normal. Bleibt es dauerhaft dabei, haben Sie doppelte Arbeit. Und mindestens zwei Leute im Betrieb sollten sich mit dem Programm auskennen, sonst hängt wieder alles an einer Person.

KI im Handwerk: was heute schon funktioniert

Vier Prozent der Handwerksbetriebe nutzen KI, für 84 Prozent ist sie kein Thema. Wir sehen das nüchtern. Ein Dach deckt die KI nicht, und eine Heizung tauscht sie auch in den nächsten Jahren nicht. Im Büro und im Kontakt mit Kunden spart sie aber schon heute Zeit.

Am einfachsten ist der Einstieg über Texte. ChatGPT, Claude oder Gemini schreiben in Sekunden einen Entwurf für eine Stellenanzeige, eine Leistungsbeschreibung oder die Antwort auf eine Bewertung. Sie lesen ihn, ändern, was nicht passt, und schicken ihn ab. Namen, Adressen und andere Kundendaten gehören dabei nicht in die Eingabe. Genauso lassen sich Sprachnachrichten von der Baustelle in einen sauberen Bericht umwandeln oder Lieferscheine auslesen. Gerade kleine Betriebe ohne eigene Bürokraft merken das schnell.

Auf der Website kann ein KI-Chatbot die Fragen beantworten, die sonst abends und am Wochenende liegen bleiben, etwa zum Einsatzgebiet, zum Ablauf oder zu ungefähren Kosten. Er nimmt Rückrufwünsche auf und verspricht keine Termine. So einen Chatbot bauen wir für Handwerksbetriebe, mehr dazu auf der Seite KI-Chatbot für Ihre Website.

Und immer mehr Menschen fragen ChatGPT oder lesen die KI-Übersicht bei Google, bevor sie einen Betrieb anrufen. Welche Betriebe dort genannt werden, hängt davon ab, was im Netz über sie steht. Darum geht es im Ratgeber GEO im Handwerk.

Skeptisch sind wir, wenn KI als Einstieg in die Digitalisierung verkauft wird. Solange Stunden auf Zetteln stehen und Aufträge nirgends sauber erfasst sind, hat eine KI im Büro nichts, womit sie arbeiten kann. Und sie irrt sich, auch mit großer Überzeugung. Bei Kalkulationen, technischen Angaben und rechtlichen Fragen schaut deshalb immer jemand vom Fach drauf. Wer seine Abläufe im Griff hat, sollte jetzt klein anfangen und ausprobieren. Wer noch auf Papier arbeitet, nimmt sich die KI besser als zweiten oder dritten Schritt vor.

Was Sie sich sparen können

Eine eigene App für Kunden. Für einen einzelnen Auftrag lädt kaum jemand eine App herunter, eine Website, die auf dem Handy gut funktioniert, reicht.

Jeden Tag etwas auf Social Media zu posten, wenn Sie keinen Spaß daran haben. Betriebe sind laut Bitkom am häufigsten in lokalen Gruppen ihrer Stadt oder Region unterwegs und auf Facebook. Das kann sich lohnen, ersetzt aber weder das Google-Profil noch die Website, über die Kunden gezielt nach einer Leistung suchen.

Tablets oder Smartphones für jeden Monteur, solange nicht feststeht, was damit auf der Baustelle erfasst werden soll.

Und ein großes Programm mit allen Modulen, bevor klar ist, wie Ihre Aufträge laufen sollen. Am Ende nutzen Sie einen kleinen Teil davon, und die Zettel laufen nebenher weiter. Ein chaotischer Ablauf wird durch Software nur digital chaotisch.

Womit Sie diese Woche anfangen können

Für das Jahr danach bleiben die größeren Brocken: eine Website mit einer Seite pro Leistung, die bei Google gefunden wird, Kontaktwege, die auch tagsüber auf der Baustelle funktionieren, und eine Software, die zu Ihrem Ablauf passt.

Bei den ersten beiden Stufen können wir helfen, mit SEO und GEO fürs Gefundenwerden und mit der Website fürs Überzeugen. Wo Ihr Betrieb heute steht, zeigt Ihnen der kostenlose Sichtbarkeits-Check.

Häufige Fragen zur Digitalisierung im Handwerk

Was bedeutet Digitalisierung im Handwerk?

Arbeit, die bisher auf Papier, am Telefon oder im Kopf passiert, läuft über digitale Werkzeuge. Für die meisten Betriebe heißt das: bei Google gefunden werden, Kunden mit der Website überzeugen und Angebote, Rechnungen und Zeiterfassung digital erledigen.

Welche Beispiele gibt es für Digitalisierung im Handwerk?

Ein vollständiges Google-Unternehmensprofil, eine Website mit einer Seite pro Leistung, Online-Terminbuchung, ein Rückrufformular, digitale Angebote und Rechnungen, die E-Rechnung, Zeiterfassung per App, Pläne und Fotos in der Cloud und ein KI-Chatbot auf der Website.

Welche Schritte der Digitalisierung gibt es?

Es gibt verschiedene Modelle mit drei bis fünf Stufen. Für Handwerksbetriebe empfehlen wir drei: erst gefunden werden, dann überzeugen, dann das Büro entlasten.

Ab wann gilt die E-Rechnung für Handwerksbetriebe?

Empfangen müssen alle Betriebe E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Das gilt für Rechnungen an andere Unternehmen, nicht an Privatkunden. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen.

Ersetzt KI das Handwerk?

Nein. KI kann Texte vorformulieren, Fragen auf der Website beantworten und Büroarbeit abnehmen. Aufmaß, Schadenseinschätzung, das Gespräch mit dem Kunden und die Arbeit selbst bleiben beim Betrieb. Bisher nutzen 4 Prozent der Handwerksbetriebe KI.

Wo bekommen Handwerksbetriebe kostenlose Hilfe bei der Digitalisierung?

Beim Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk, das kostenlos und anbieterneutral berät und Workshops anbietet, und bei den Beraterinnen und Beratern der Handwerkskammern.

Quellen

Stand 07.10.2026. Studie: Bitkom, Digitalisierung des Handwerks 2025 (telefonische Befragung von 504 Handwerksbetrieben, Juni und Juli 2025, repräsentativ gewichtet). E-Rechnung: ZDH, E-Rechnung für Betriebe, Haufe, E-Rechnung 2027. Beratung: Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk.